写文档时，字体大小看似小事，但用错了容易让内容显得不协调。比如你交上去的报告，标题和正文都是12号字，领导一眼看上去分不清层次，印象分就掉了。
常用字号对应场景
在Word或WPS这类工具里，字号通常用“磅”（pt）表示。正文最常用的是10.5到12磅，也就是常说的五号或小四。如果是给领导看的汇报材料，正文建议用12磅，读起来更舒服。标题可以逐级加大：一级标题用16-18磅，二级标题14磅，三级标题12磅加粗就行。
举个例子，你在写季度总结，标题“Q3运营分析报告”设成16磅、加粗、居中，下面每个章节的标题如“一、用户增长情况”用14磅，正文保持12磅。这样一打开文档，结构清晰，别人不用细读也知道重点在哪。
快捷设置技巧
别每次都手动点字号。可以先选中文本，用快捷键 Ctrl + ] 增大字号，Ctrl + [ 缩小字号。效率高很多。如果你经常写同类文档，建议把常用的字体大小保存成样式。比如在Word里新建一个“正文-报告”样式，设定为宋体12磅、1.5倍行距，下次直接套用，省得重复设置。
注意不同软件的默认差异
有些在线文档比如腾讯文档或飞书文档，默认字体是“微软雅黑”，字号11或12。这时候如果直接复制Word里的内容，可能会变小或变大。最好粘贴后统一选中全文，重新设定一次字体和大小，避免格式错乱。
还有人喜欢用14或16号字当正文，觉得看起来大气。但一页纸没写多少内容就满了，打印出来反而浪费纸。除非是给视力不太好的人看的材料，否则不建议盲目放大。
导出PDF前再检查一遍
有时候屏幕上看着正常，一转PDF字体变糊或者缩放比例不对。特别是用了非系统自带字体时，比如思源黑体。建议导出前先把所有文字统一成“宋体”或“微软雅黑”，再检查字号是否一致。这样不管谁打开，都不会出现字体替换导致的排版错位。