做报表、写方案、整合同事的材料，最怕的就是文档一打开，标题飞了、段落挤成一团、图片歪七扭八。尤其是多人协作时，明明在自己电脑上看得好好的，发给别人就变样，气得想砸键盘。
为什么文档总爱“变形”？
常见原因其实就那几个：不同人用的 Word 版本不一样，比如你用的是 Office 365，同事还在用 2010；字体不通用，你用了「思源黑体」，他电脑上没装，系统自动替换成宋体，行距就乱了；还有就是复制粘贴惹的祸，从网页、PDF 或别的文档搬内容，隐藏的样式代码也跟着进来了。
Word 文档格式错乱怎么救？
先别急着重做。试试全选内容（Ctrl+A），然后点「开始」选项卡里的「清除所有格式」按钮。这一下能把花里胡哨的样式清空，恢复基础文本。然后再统一设置标题、正文、列表的样式，用 Word 的「样式库」功能，别手动调字号和缩进。
如果发现分页不对，可能是段落设置了「孤行控制」或「段中不分页」。右键段落 → 段落设置 → 换行和分页，把那些勾去掉，页面就顺了。
PDF 导出后文字错位？检查这几个点
很多人导出 PDF 发现表格变形、文字重叠。这通常是因为文档用了浮动对象或复杂的文本框布局。解决办法是：尽量用表格代替文本框排版，导出前选择「文件 → 另存为 → PDF」，在选项里勾选「嵌入字体」，避免对方设备缺字。
如果是用 WPS 写的文档，转 PDF 前先切换到「兼容模式」，能大幅降低错乱概率。
自动化生成文档总翻车？模板要规范
有些公司用系统自动生成合同、报告，结果每次都要手动调格式。这类问题根源在模板设计。确保模板中的样式都定义在「样式集」里，而不是直接手敲格式。变量占位符用标准字段，比如 «name» 而不是【客户姓名】，避免特殊符号干扰解析。
如果用 Python 的 python-docx 生成文档，注意不要直接拼接字符串加样式。正确做法是：
from docx import Document
from docx.shared import Pt
doc = Document()
paragraph = doc.add_paragraph()
run = paragraph.add_run("客户名称：张三")
run.font.size = Pt(12)
doc.save("output.docx")这样生成的文档结构清晰，不容易因环境差异崩溃。
跨平台协作的小技巧
和外部合作时，干脆约定统一交 PDF。内部传阅可以限制用 .docx 格式，禁用 .doc。如果必须用旧版格式，提前用 Word 自带的「兼容性检查器」扫一遍。
还有一个土但管用的办法：把关键页面截图附在文档末尾，标上「此为格式参考样例」。万一出问题，至少有据可依。
文档格式不是玄学，多数问题都能靠规范操作避免。与其每次手忙脚乱修，不如一开始就把路走正。